Onboarding hoch drei: Neue Mitarbeiter an Bord holen

In Zeiten des „War for Talents“ wird es für viele Unternehmen zunehmend schwerer, neue Mitarbeiter zu finden. Für manche Berufsgruppen erinnert das Recruiting an die „Suche nach der Nadel im Heuhaufen“.

Damit wird das Recruiting zur Chefsache oder Königsdisziplin. Es wird viel Energie verwendet, um die Suche mittels Active Sourcing zu optimieren, die Stellenanzeigen zu gestalten, die Karriereseiten anwenderfreundlicher zu machen und eine tolle und zielgruppenkonforme Arbeitgebermarke zu etablieren. Dann ist der Wunschkandidat endlich gefunden und der Arbeitsvertrag ausgehandelt. Und dann: entscheidet sich der neue Mitarbeiter kurz vor Beginn beim neuen Arbeitgeber doch noch anders. Das passiert zugegeben nicht häufig, aber kommt vor. Ärgerlich, denn jetzt beginnt der gesamte Prozess noch mal von vorn und die Stelle ist immer noch nicht besetzt. Eine Menge zeitlicher Aufwand und hohe Kosten sind die Folge.

Was können wir also tun, um neue Mitarbeiter nicht auf dem Weg zum neuen Arbeitgeber zu verlieren? Wie können wir sie abholen? Wie können wir sie emotional an den neuen Arbeitgeber binden, bei dem sie erst Wochen oder Monate später ihren neuen Job antreten?

 

First Impressions: Die erste emotionale Bindung an den neuen Arbeitgeber

Empfehlenswert ist es neben allen Formalitäten, die bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters wichtig sind, ihn auch emotional abzuholen. Bereits in der Phase zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter einen ersten – möglichst positiven –  Einblick ins neue Unternehmen und in die Art des Umgangs miteinander bekommen. Ihn in dieser Phase auf der emotionalen Ebene anzusprechen, schafft Sicherheit auf beiden Seiten:

  • der neue Mitarbeiter fühlt sich in der Wahl seines neuen Arbeitgebers bestätigt und Zweifel kommen erst gar nicht auf
  • der Arbeitgeber hat weitere Eindrücke vom neuen Mitarbeiter .

Die First Impressions des neuen Kollegen über seinen neuen Arbeitgeber:

Informationen: Der neue Mitarbeiter benötigt Informationen über das Unternehmen, den Aufgabenbereich und über den Ablauf des ersten Arbeitstages. Je vielfältiger die Informationen sind desto mehr Transparenz wird hergestellt.

Mentoren/ Buddy: Bereits in dieser Phase kann es hilfreich sein, dem neuen Mitarbeiter seinen Mentoren oder Buddy namentlich vorzustellen. Ein persönlicher Kontakt vor Arbeitsbeginn kann bereits die Planung eines gemeinsamen Lunchtermins in der ersten Woche im neuen Unternehmen etc. sein.

Support: Unterstützung bei offenen Fragen und Hilfsbereitschaft bei der Erledigung von Formalitäten betonen eine wertschätzende Unternehmenskultur.

People: Ein telefonischer Kontakt mit dem direkten Vorgesetzten und/ oder dem zuständigen Mitarbeiter aus dem HR-Bereich in der Woche vor dem ersten Arbeitstag unterstützen den Eindruck eines wertschätzenden Umgangs miteinander. Offene Punkte können direkt besprochen werden.

Kennenlernen: Gerade wenn der Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn sehr lang ist, kann eine Einladung zum Teamevent oder Sommerfest sinnvoll sein.

 

First-Day: Der erste Tag beim neuen Arbeitgeber

Der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen ist für jeden – egal ob als Auszubildender oder als Berufserfahrener – etwas besonders. Er ist oft mit Aufregung, Unsicherheiten und vielen neuen Eindrücken verbunden. Umso wichtiger ist es, dem neuen Kollegen zu signalisieren, dass er sich gut aufgehoben fühlen kann. Eine besondere Willkommenskultur für den ersten Arbeitstag parat zu haben, ist unerlässlich.

Ablauf des First-Day:

Begrüßung: Eine nette Begrüßung des neuen Mitarbeiters durch den direkten Vorgesetzten und das Team ist ein wichtiger Punkt für den Start ins neue Unternehmen. Er sollte den Eindruck haben, willkommen zu sein.

Vorstellungsrunde: Idealerweise kennt der neue Mitarbeiter seine direkten Kollegen schon aus dem Interview oder Probearbeitstag. Spätestens am ersten Arbeitstag sollten ihm diese vorgestellt werden.

Mentoren: Schön ist, wenn sich der Mentor/ Buddy am ersten Arbeitstag des neuen Kollegen Zeit nehmen kann, um ein kurzes Treffen zu machen.

Vorgesetzter: Der direkte Vorgesetzte sollte ein kurzes Gespräch einplanen, um offene Punkte und die Aufgaben der ersten tage zu besprechen.

Technical Devices: Der neue Mitarbeiter sollte alles was zum Arbeiten erforderlich ist (Notebook, PC, Zugänge, Büromaterial, Schlüssel, Zugänge etc.) vorfinden. Hier kann eine Checkliste sinnvoll sein.

Viele Unternehmen führen mehrmals im Jahr einen Welcome-Day für neue Mitarbeiter durch. Dieser sollte zeitlich so geplant werden, dass der neue Mitarbeiter innerhalb eines Zeitfensters von max. 3 Monaten daran teilnehmen kann. Er ersetzt auf keinen Fall die anderen Onboardingmaßnahmen, sondern kann nur eine Ergänzung sein.

 

Onboarding: Ein Wir-Gefühl durch die Integration ins Unternehmen und ins Team

Der neue Mitarbeiter hat alle wichtigen Informationen bekommen, weiß über seinen Aufgaben Bescheid, kennt die wichtigsten Ansprechpartner und die die wichtigsten Arbeitstools. Jetzt beginnt die Phase der Integration ins Team.

Integration fängt hier an:

 

Unternehmen: Der neue Mitarbeiter bekommt eine Einführung in die Strategie und die Ziele des Unternehmens.

Einarbeitungsplan: Die Einarbeitung läuft strukturiert und geplant ab. Es gibt Ansprechpartner, die fachliche und organisatorische Fragen beantworten können. Es kann sinnvoll sein, dass der neue Mitarbeiter in den ersten Wochen bei einem anderen Mitarbeiter „hospitiert“.

Mentorensystem: Ein Mentor oder Buddy steht für Fragen zur Verfügung, die die Karriere, Weiterbildung und persönliche Belange betreffen.

Team: Die Integration wird aktiv gefördert. Es wird Wissen weitergegeben und vermittelt. Der neue Kollege wird zu Teammeeting eingeladen und aktiv in Arbeits- und Projektgruppen eingebunden.

Feedbackgespräche: Transparenz und die Einschätzung der eigenen Arbeitsleistung ist ein wichtiger Punkt. der ich unmittelbar auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Deshalb ist es gerade im Onboarding – und auch später – wichtig, dem neuen Mitarbeiter regelmäßig Feedback zu geben. 

Teammeetings: Der regelmäßige Austausch im Team ist wichtig, um sich gegenseitig kennenzulernen und Themen, die alle betreffen, zu besprechen.

Teamevents: Neben allen leistungsbezogenen Facetten sollte auch das Socialising nicht vernachlässigt werden. Hier findet der neue Kollege auf der sozialen Ebene leichter Anschluss und wird damit vollständig ins Team integriert.

Weiterbildung: Die eigene Karriere im Blick zu haben, ist ein wichtiger Faktor in Zeiten von New Work. Damit gewinnt das Thema Weiterbildung im Job eine größere Bedeutung, die einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil im „War for Talents“ darstellt. 

Networking: Eine Unterstützung beim beruflichen Netzwerken rundet das Onboarding ab. Schliesslich möchten Unternehmen informierte Mitarbeiter, die fachlich auf dem aktuellen Stand sind.